Politique relative aux données à caractère personnel des clients/contacts

1- Préambule

Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, autrement appelé le Règlement Général sur la Protection des Données (ci-après RGPD) fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel.
Le RGPD renforce les droits et les obligations des responsables de traitements, des sous-traitants, des personnes concernées et des destinataires des données.
Dans le cas de notre activité nous sommes amenés à traiter des données à caractère personnel.
Pour une bonne compréhension de la présente politique il est précisé que :
Le « responsable du traitement» est la SARL Twiga Sport Performance, ci-après désignée « TWIGA SPORT PERFORMANCE ».
Le « sous-traitant » désigne toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte de Twiga Sport Performance.
Le terme « les personnes concernées » désigne les clients et/ou les contacts de Twiga Sport Performance.
Le terme les « destinataires » désigne les personnes physiques ou morales qui reçoivent des données à caractère personnel de la part de Twiga Sport Performance. Les destinataires des données sont donc aussi bien les salariés de Twiga Sport Performance que des organismes extérieurs (partenaires, établissement bancaire, intervenants, etc.).
Conformément à son article 12, Le RGPD, impose que les personnes concernées soient informées de leurs droits de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible.

2- Objet

La présente politique a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information à laquelle Twiga Sport Performance est tenue en application du RGPD (article 12) et de formaliser les droits et les obligations de ses clients et contacts au regard du traitement de leurs données à caractère personnel.

3- Portée

La présente politique a vocation à s’appliquer dans le cadre de la mise en place de l’ensemble des traitements de données à caractère personnel relatives aux clients et aux contacts de Twiga Sport Performance.
Twiga Sport Performance met tout en œuvre pour que les données soient traitées dans le cadre d’une gouvernance interne précise. Cela étant précisé, la présente politique ne porte que sur les traitements dont Twiga Sport Performance est en charge du traitement, à l’exception donc, des traitements dit « sauvages » ou shadow IT, créés ou exploités en dehors de règles de gouvernance fixées par Twiga Sport Performance.
Le traitement de données à caractère personnel peut être géré directement par Twiga Sport Performance ou par le biais d’un sous-traitant spécifiquement désigné par Twiga Sport Performance.
Si le traitement n’est pas effectué directement par Twiga Sport Performance, le responsable transmettra au sous-traitant les modalités du traitement des données qu’il préconise.
Cette politique est indépendante de tout autre document pouvant s’appliquer au sein de la relation contractuelle entre Twiga Sport Performance et les clients ou les contacts.

4- Principes généraux et Collecte de données

Aucun traitement n’est mis en œuvre au sein de Twiga Sport Performance concernant des données de clients et de contacts s’il ne porte pas sur des données à caractère personnel collectées par ou pour nos services ou traitées en relation avec nos services et s’il ne répond pas aux principes généraux du RGPD.
Pour une bonne compréhension de la présente politique il est précisé que concernant :
Les Jeux & concours
Toute démarche ludique destinée, ou non, à faire gagner un gain aux clients ou contacts de Twiga Sport Performance peuvent être réalisés, on line ou off line, directement par Twiga Sport Performance ou indirectement par ses partenaires. Les données collectées seront celles strictement nécessaires à l’identification des participants et à l’attribution des gains ou des lots.
Le Push media
Toutes démarches de nature commerciale et de suivi commercial, prospections, effectués par courrier électronique, SMS, téléphone, donneront lieu à collecte de données réalisées selon les cas d’usage en opt-in ou en opt-out.
Les Évènements
Pour les manifestations physiques organisées par Twiga Sport Performance ou auxquelles Twiga Sport Performance participe ou qu’elle sponsorise, les données seront collectées lors de l’inscription à l’évènement ou lors de l’évènement lui-même (bulletin, questionnaire, carte de visite, applications mobiles dédiées, …) par le « responsable du traitement » ou son « sous-traitant ».
Si un employeur procède à l’achat de billets pour le bénéfice de ses salariés / collaborateurs l’employeur fera son affaire personnelle de l’acceptation par l’ensemble des participants ou « personnes concernées » de l’utilisation des données à caractère personnel collectées à des fins de prospection commerciale.
Cookies
Voir sur ce point notre politique relative aux cookies : cliquez-ici.
Cette liste est non exhaustive et pourra être complétée par l’apport de tout nouveau cas d’usage. Les modification ou suppression d’un traitement existant dans le cadre de la présente politique seront portées à la connaissance des clients et contacts.

5- Types de données collectées

Données non techniques (selon les cas d’usage)
– Identité et identification (nom, prénom, date de naissance, pseudo, numéro client)
– Coordonnées (e-mail, adresse postale, numéro de téléphone) : notamment pour l’envoi de newsletter
– Données bancaires
Données techniques (selon les cas d’usage)
Données d’identification (adresse IP)
– Données de connexion (logs et token notamment)
– Données d’acceptation (clic)
– Données de localisation

6- Origine des données

Les données relatives à nos clients et contacts sont par principe collectées directement auprès d’eux (collecte directe).
La collecte lorsqu’elle est effectuée indirectement par nos sous-traitants, partenaires, fournisseurs, entreprises spécialisées, donnera dans ce cas lieu à un contrôle par Twiga Sport Performance de la qualité des données qui lui sont communiquées.

7- Finalités et bases légales

Twiga Sport Performance s’engage à ne traiter vos données que pour les finalités suivantes :
• gestion de la relation clients (GRC)
• gestion de la relation contact / prospect (GRP)
• community management
• service client
• gestion des comptes utilisateurs
• souscription à des services
• achat en ligne et administration de la boutique en ligne
• organisation d’évènements
• gestion des demandes de désinscription, réinscription et de désabonnement
• gestion des achats libres en VAD
• gestion des signalements de comportements contraires aux présentes
• gestion du programme de fidélité de Twiga Sport Performance à savoir : organisation d’évènements exclusifs, organisation de jeux concours, échanges privilégiés avec les équipes de Twiga Sport Performance, avantages fidélité
• gestion des opt-in et des newsletters
• conservation des données relatives aux obligations légales de sécurité
• analyse comportementale et ciblage
• ciblage publicitaire et segmentation
• acquisition d’audience
• modération de commentaires sur les réseaux sociaux
• la prospection commerciale (dont sélection, normalisation, déduplication, enrichissement notamment auprès de société partenaire)
• statistiques
Ces finalités reposent sur l’intérêt légitime de Twiga Sport Performance de à disposer de données concernant ses utilisateurs et ses contacts.
La relation de Twiga Sport Performance avec ses clients reposera sur les conditions générales de vente acceptées lors de la souscription.
La fourniture de certains services optionnels (ex : newsletter) sera conditionnée au recueil du consentement des « personnes concernées ».

8- Destinataires des données – Habilitation et traçabilité

Le « responsable du traitement» devra s’assurer que les données ne seront accessibles qu’à des destinataires internes ou externes habilités.
Au rang des destinataires internes on entend :
– le personnel habilité du service marketing, des services chargés de traiter la relation client et la prospection, des services administratifs, des services logistiques et informatiques ainsi que leurs responsables hiérarchiques
– le personnel habilité des services chargés du contrôle (commissaire aux comptes, services chargés des procédures internes du contrôle, etc.)
Au rang des destinataires externes on entend :
– les partenaires, les sociétés extérieures ou les filiales d’un même groupe de sociétés
– les organismes, les auxiliaires de justice et les officiers ministériels, dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances
– le personnel habilité des sous-traitants.
Les destinataires des données à caractère personnel des clients et contacts au sein de Twiga Sport Performance sont soumis à une obligation de confidentialité.
Twiga Sport Performance décide quel destinataire pourra avoir accès à quelle donnée selon une politique d’habilitation.
Concernant la communication des données clients et prospects aux partenaires de Twiga Sport Performance, celle-ci se limitera aux opérations effectuées :
– à des fins de prospection électronique (email, SMS, MMS) : la transmission de ces données ne pourra être réalisée sans le consentement des personnes concernées (opt-in)
– à des fins de prospection par voie postale ou par téléphone : la transmission de ces données ne nécessitera pas le consentement des personnes concernées qui disposeront toutefois et à tout moment la possibilité d’exercer leur droit d’opposition auprès de Twiga Sport Performance et de ses partenaires (opt-out).
La responsabilité de Twiga Sport Performance ne pourra en aucun cas être recherchée pour des dommages de toute nature résultant d’un accès extérieur et illicite aux données à caractère personnel.
Tous les accès concernant des traitements relatifs à des données à caractère personnel de clients et prospects doivent pouvoir faire l’objet d’une mesure de traçabilité.
Par ailleurs, les données à caractère personnel pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître qui en ferait la demande.
Les éventuelles exploitation et /ou diffusion postérieure(s) aux transferts de ces données aux autorités légalement habilités ne sauraient dès lors impliquer la seule responsabilité de Twiga Sport Performance.

9- Durée de conservation

La durée de conservation des données est limitée au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur Twiga Sport Performance et à défaut, en fonction de ses besoins selon les principes suivants :
Données relatives aux clients
– Sans préjudice des obligations de conservation et des délais de prescription en cours, la durée de conservation de ces données commencera à courir, à compter de la fin des relations contractuelles entre Twiga Sport Performance et « les personnes concernées » et pendant une période de 3 ans.
– Cette conservation sera limitée aux seules fins d’animation et de prospection à venir.
Données relatives aux membres et utilisateurs
– Pendant la durée nécessaire à la réalisation des prestations assurées par Twiga Sport Performance et 1 an après la dernière intervention
– Pour les Cookies pour une période 13 mois
Données relatives aux contacts et prospects
– 3 ans à compter de leur collecte par Twiga Sport Performance ou du dernier contact émanant du prospect / du contact
Données techniques
– 1 an à compter de leur collecte
Données ciblage publicitaire
– Pour une durée minimum de 6 mois à 1 an maximum (selon le calendrier)

Données bancaires
– Les données bancaires seront supprimées dès la transaction réalisée, sauf accord exprès du client
– En cas de contestation de la transaction, les données seront conservées pendant une période de 13 mois en archivage à compter de la date de l’imputation au compte.
Lutte contre le blanchiment
– 5 ans à compter de leur collecte
En cas de différend précontentieux et/ou contentieux, les données pourront être conservées.
Passé les délais fixés, les données seront, à défaut d’être anonymisées et conservées pour des raisons d’usages statistiques, supprimées.
Il est rappelé aux clients et contacts que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles qui ne peuvent, par la suite, faire l’objet de restauration.

10- Droit de confirmation et droit d’accès

Les clients et contacts disposent d’un droit de demander à Twiga Sport Performance la confirmation que des données le concernant sont ou non traitées.
Les clients et contacts disposent également d’un droit d’accès, ce dernier étant conditionné au respect des règles suivantes :
– la demande émane de la personne elle-même et est accompagnée d’une copie d’un titre d’identité, à jour
– la demande doit être formulée par écrit à l’adresse suivante : Twiga Sport Performance / 3 rue de Bacchus – 33500 Les Billaux, France ou à l’adresse e-mail serviceclient@rhinofrance.com
Les clients et contacts ont le droit de demander une copie de leurs données à caractère personnel faisant l’objet du traitement auprès du Twiga Sport Performance. Toutefois, en cas de demande de copie supplémentaire, Twiga Sport Performance pourra exiger la prise en charge financière de ce coût par les clients et contacts.
Si les clients et contacts présentent leur demande de copie des données par voie électronique, les informations demandées lui seront fournies sous une forme électronique d’usage courant, sauf demande contraire.
Les clients et contacts sont informés que ce droit d’accès ne peut porter sur des informations ou données confidentielles ne les concernant pas ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication.
Le droit d’accès, s’il devait être exercé de manière abusive, c’est-à-dire réalisé de manière régulière mais dans le seul but de déstabiliser le service concerné, ouvrirait droit aux dispositions de l’article 1241 du Code civil.

11- Mise à jour – Actualisation et rectification

Twiga Sport Performance s’engage à procéder aux demandes de mise à jour :
– automatiquement pour les modifications en ligne sur des champs qui techniquement ou légalement peuvent être mis à jour
– sur demande écrite émanant de la personne elle-même sous réserve qu’elle justifie de son identité

12- Droit à l’effacement

Le droit à l’effacement des clients et contacts ne sera pas applicable dans les cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre à une obligation légale.
En dehors de cette situation et sous réserve des dispositions préalables, les clients et contacts pourront demander l’effacement de leurs données dans les cas limitatifs suivants :
– lorsque les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière
– lorsque la personne concernée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement
– lorsque la personne concernée s’oppose à un traitement de ses données à caractère personnel à des fins de prospection, y compris au profilage
– lorsque les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite
Conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel, les clients et contacts sont informés qu’il s’agit d’un droit individuel qui ne peut être exercé que par la personne concernée elle-même et relativement à ses propres informations.
Le service concerné pourra, pour des raisons de sécurité, prendre toutes dispositions pour s’assurer de l’identité du client et éviter toute communication d’informations confidentielles.

13- Droit à la limitation

Les clients et contacts sont informés de ce que ce droit n’a pas vocation à s’appliquer dans la mesure où le traitement opéré par Twiga Sport Performance est licite et que toutes les données à caractère personnel collectées sont nécessaires à l’exécution de ses prestations.

14- Décision individuelle automatisée

Twiga Sport Performance ne procède pas à des décisions individuelles automatisées.

15- Droit post mortem

Les clients et contacts sont informés qu’ils disposent du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de leurs données post-mortem.
La communication de directives spécifiques post-mortem et l’exercice de leurs droits s’effectuent :
– par courrier électronique à l’adresse serviceclient@rhinofrance.com
– ou par courrier postal à l’adresse suivante : Twiga Sport Performance – 3 rue de Bacchus – 33500 Les Billaux, France,
et doit être accompagné de la copie d’un titre d’identité signé.

16- Caractère facultatif ou obligatoire des réponses

Les clients et contacts sont informés sur chaque formulaire de collecte des données à caractère personnel du caractère obligatoire ou facultatif des réponses par la présence d’un astérisque.
Dans le cas où des réponses sont obligatoires, Twiga Sport Performance explique aux clients et contacts les conséquences d’une absence de réponse.

17- Droit d’usage

Twiga Sport Performance se voit conférer par les clients et contacts un droit d’usage et de traitement de leurs données à caractère personnel pour les finalités exposées ci-dessus.
Toutefois, les données enrichies qui résultent d’un travail de traitement et d’analyse de Twiga Sport Performance, autrement appelées les données enrichies (analyse d’usage, statistiques, etc.), demeurent la propriété exclusive de Twiga Sport Performance.

18- Sous-traitance

Twiga Sport Performance informe ses clients et contacts qu’elle pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement de leurs données à caractère personnel.
Dans ce cas, Twiga Sport Performance s’assure du respect par le sous-traitant de ses obligations nées du RGPD.
Twiga Sport Performance s’engage à signer avec tous ses sous-traitants un contrat écrit respectant les obligations en matière de protection des données.
Twiga Sport Performance se réserve le droit de procéder à un audit auprès de ses sous-traitants choisis afin de s’assurer du respect des dispositions du RGPD.

19- Sécurité

Il appartient au responsable du traitement, la SARL Twiga Sport Performance, de définir et de mettre en œuvre les mesures techniques de sécurité, physiques ou logiques, qu’il estime appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.
Parmi ces mesures figurent principalement :
– la gestion des habilitations pour l’accès aux données
– les mesures de sauvegarde interne
– le processus d’identification
– la conduite d’audits de sécurité
– l’adoption d’une politique de sécurité des systèmes d’information
– l’adoption de plans de continuité / de reprise d’activité
– l’utilisation d’un protocole ou de solutions de sécurité

20- Violation des données

En cas de violation de données à caractère personnel, Twiga Sport Performance s’engage à en référer à la CNIL dans les conditions prescrites par le RGPD.
Si ladite violation fait porter un risque élevé pour les clients et contacts et que les données n’ont pas été protégées, Twiga Sport Performance :
– en avisera les clients et contacts concernés
– communiquera aux clients et contacts concernés les informations et recommandations nécessaires.

20- Délégué à la protection des données

Twiga Sport Performance a désigné un délégué à la protection des données.
Les coordonnées du délégué à la protection des données sont les suivantes :
– Nom : Pascal Geneste
– Adresse e-mail : serviceclient@rhinofrance.com
– Tél : 09 74 36 61 06
En cas de nouveau traitement de données à caractère personnel, Twiga Sport Performance saisira préalablement le délégué à la protection des données.
Si les clients et contacts souhaitent obtenir une information particulière ou souhaitent poser une question particulière, il leur sera possible de saisir le délégué à la protection des données qui leur donnera une réponse dans un délai raisonnable au regard de la question posée ou de l’information requise.
En cas de problème rencontré avec le traitement des données à caractère personnel, les clients et contacts pourront saisir le délégué à la protection des données désigné.

21- Registre des traitements

Twiga Sport Performance, en tant que responsable du traitement, s’engage à tenir à jour un registre de toutes les activités de traitement effectuées.
Ce registre est un document ou applicatif permettant de recenser l’ensemble des traitements mis en œuvre par Twiga Sport Performance, en tant que responsable du traitement.
Twiga Sport Performance s’engage à fournir à l’autorité de contrôle, à première demande, les renseignements permettant à ladite autorité de vérifier la conformité des traitements à la règlementation informatique et libertés en vigueur.

22- Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL

Les clients et contacts concernés par le traitement de leurs données à caractère personnel sont informés de leur droit d’introduire une plainte auprès d’une autorité de contrôle, à savoir la CNIL.
Si le client ou le contact concerné par le traitement de ses données à caractère personnel estime que ce traitement de données à caractère personnel le concernant n’est pas conforme à la règlementation européenne de protection des données, il saisira la CNIL à l’adresse suivante :
CNIL – Service des plaintes
3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07
Tél : 01 53 73 22 22

23- Evolution

La présente politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la CNIL ou des usages.
Toute nouvelle version de la présente politique sera portée à la connaissance des clients et contacts par tout moyen défini par Twiga Sport Performance, en ce compris la voie électronique (diffusion par courrier électronique ou en ligne par exemple).

24- Pour plus d’informations

Pour toutes informations complémentaires, vous pouvez contacter les services suivants Twiga Sport Performance, 3 rue de Bacchus, 33500 Les Billaux ou via serviceclient@rhinofrance.com
Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, vous pouvez consulter le site de la CNIL www.cnil.fr.